KSeF Bydgoszcz: od 1 kwietnia obowiązek dla drugiej grupy firm

W Trzecim Urzędzie Skarbowym w Bydgoszczy trwa odliczanie do drugiego etapu wdrożenia. Od 1 kwietnia tysiące firm zaczną wystawiać dokumenty sprzedaży wyłącznie w Krajowym Systemie e‑Faktur, a obowiązek dotknie także lokalnych przedsiębiorców. To duża zmiana w codziennej pracy księgowości — ale na 2026 rok przewidziano „tarcze” bez kar, jeśli wpadną potknięcia.

Drugi etap wdrożenia obejmie wszystkich przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży w 2024 r. nie przekroczyła 200 mln zł. Wyłączono z tego podatników, których miesięczna sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł brutto — ta grupa zacznie wystawiać faktury w KSeF dopiero od 1 stycznia 2027 r. „Zachęcamy do wcześniejszego zapoznania się z działaniem systemu” — mówi Marcin Łoboda, wiceminister finansów i szef Krajowej Administracji Skarbowej.

Według KAS ponad 306 tys. firm już dziś dobrowolnie korzysta z KSeF. To nie są tylko duzi gracze — łatwiejszy dostęp do dokumentów kusi także mniejsze podmioty, które chcą mieć porządek w jednym miejscu.

Warto pamiętać o drugim, równoległym obowiązku: od 1 lutego 2026 r. firmy muszą odbierać faktury w systemie KSeF. To oznacza, że nawet jeśli nie wystawiasz jeszcze e‑faktur (bo np. mieścisz się w limicie 10 tys. zł miesięcznie), Twoja skrzynka w KSeF na dokumenty od kontrahentów już działa i trzeba ją obsługiwać.

Jednocześnie Ministerstwo Finansów potwierdza „miękki” rok na wdrożenie. Za 2026 r. nie będą nakładane sankcje za błędy popełnione podczas korzystania z systemu. „Za 2026 r. nie będzie kar za błędy w korzystaniu z systemu” — podkreśla Marcin Łoboda.

Z KSeF da się pracować od razu — bez kosztów oprogramowania. Ministerstwo Finansów udostępnia Aplikację Podatnika KSeF 2.0, która pozwala wystawiać, odbierać i przeglądać faktury, wyszukiwać dokumenty oraz pobierać je w formacie XML lub PDF. Jest też Aplikacja Mobilna KSeF 2.0 z listą nabywców, rachunków i firmową „wizytówką” — czyli szybkim podglądem podstawowych danych firmy w telefonie.

Resort zapowiada szybkie usprawnienia. „Pierwsze usprawnienia w Aplikacji Podatnika będą dostępne już w kwietniu” — zapowiada Marcin Łoboda. Zaplanowano czytelniejsze opisy pól i prostsze zgłaszanie faktur „scamowych”. Co więcej, od 1 kwietnia wejdą przepisy umożliwiające dobrowolne wystawianie w KSeF faktur VAT RR i VAT RR KOREKTA — ta funkcja również trafi do aplikacji.

To nie tylko cyfrowa „teczka” na faktury. KSeF automatycznie archiwizuje dokumenty, porządkuje obieg i redukuje papier w firmie. W praktyce oznacza to mniej ręcznej pracy oraz mniejsze ryzyko pomyłek — zwłaszcza przy rozliczeniach i kontroli dokumentów.

Jeśli coś nie działa albo dopiero zaczynasz, wsparcie jest dostępne 24/7. Krajowa Administracja Skarbowa prowadzi całodobową infolinię — kontakt do konsultanta znajdziesz na podatki.gov.pl (adres: https://www.podatki.gov.pl/skontaktuj-sie-z-nami/telefon-do-konsultanta-krajowej-administracji-skarbowej/). Działa też formularz kontaktowy KSeF: https://ksef.podatki.gov.pl/formularz/.

Można umówić wizytę w urzędzie skarbowym — pracownicy pomogą przejść pierwsze kroki, a w całym kraju czekają stanowiska komputerowe do ćwiczeń (odbiór i wystawianie faktur na narzędziach MF). Od 2 marca 2026 r. trwa także cykl „KSeF – szkolenia dla branży” — stacjonarnie i online. Materiały i zapisy są na ksef.podatki.gov.pl.

Kluczowe usprawnienia mają wejść już w kwietniu — w tym krótsza droga do zgłoszenia „scamu” i wsparcie dla rolniczych faktur VAT RR. To sygnał, że projekt żyje i szybko reaguje na uwagi firm.